GIỚI THIỆU VỀ NGÀNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Hiện nay với sự bùng nổ của công nghệ thông tin, các phương tiện thông tin đại chúng nó chính là đòn bẩy để các doanh nghiệp đẩy mạnh chiến lược maketting quảng bá các sản phẩm của mình, tuy nhiên để thực sự sản phẩm của mình đến gần hơn nữa với tất cả mọi người dân thì không thể thiếu được việc quảng bá sản phẩm, thương hiệu…thông qua việc tổ chức sự kiện. Gần đây, tổ chức sự kiện ngày càng khằng định được vị thế của mình trong làng ngành dịch vụ và có sức hút mạnh mẽ đối với các bạn trẻ đầy năng lượng, lòng nhiệt huyết tuổi thanh xuân, thỏa sức sáng tạo và đam mê. Vậy bạn đã hiểu tổ chức sự kiện là gì chưa? Nó có vai trò gì? Gồm những loại hình hoạt động ra sao?…Dưới góc nhìn của Nam Phương event sẽ giúp bạn có những hiểu thêm tìm hiểu về loại hình dịch vụ này.

1. TỔ CHỨC SỰ KIỆN LÀ GÌ?

        Sự kiện hay Event là một hay nhiều hoạt động diễn ra trong khoảng thời gian và không gian cụ thể do một cá nhân hay tổ chức làm chủ. Thông qua sự kiện, gửi một hay nhiều thông điệp có ý nghĩa quan trọng đến đời sống xã hội của một cá nhân hay tổ chức nào đó. Nó là hoạt động rất phổ biến trong mọi lĩnh vực của đời sống.

Event cũng có nghĩa là những hoạt động Marketing liên quan đến những sự kiện mang tính giáo dục, quảng bá sản phẩm hay định vị ưu thế của sản phẩm, thương hiệu trên thị trường.

 

Tổ chức sự kiện trong tiếng Anh là event management, đó là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một sự kiện diễn ra, từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng, kịch bản, thiết kế cho đến khi hoàn thiện và kết thúc chương trình sự kiện.

Tổ chức sự kiện là tổ chức các hoạt động trong các lĩnh vực văn hóa, xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,… thông qua các hình thức như hội thảo, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội, … nhằm mục đích truyền đi những thông điệp mà người làm sự kiện muốn công chúng của mình nhận thức được.

1. CÁC LOẠI HÌNH SỰ KIỆN:

– Activation Event (Product Launch Event): Event tung sản phẩm

– Brand and product launches: Các sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm…

– Bussiness event: là các sự kiện liên quan đến hoạt động kinh doanh, xúc iến thương mại.

– Corporate events: Là các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp như lễ kỷ niệm ngày thành lập, hội thảo, hội nghị,…

– Concerts/live performances: Các bổi biểu diễn trực tiếp, đêm hòa nhạc,..

– Conferences: Là các buổi Hội thảo

– Conventions: Là các buổi Hội nghị

– Exhibitions: Là các hoạt động triển lãm

– Entertainment events: Các sự kiện mang tính chất giải trí

– Event show: trình diễn.

– Festive events: các chương trình lễ hội, liên hoan, Festive,…

– Fundraising events: Là các sự kiện nhằm mục đích gây quỹ

– Government events: Là các sự kiện của các cơ quan nhà nước như đại hội đảng, hội nghị trung ưng đảng,…

– Meetings: Là các buổi gặp gỡ giao lưu, họp hành,…

– Marketing events: Các sự kiện liên quan tới marketing

– Promotional events: Các sự kiện kết hợp khuyến mãi và xúc tiến thương mại
– Press release: PR Event, các hoạt động thông cáo báo chí

– Seminars: Là các buổi hội thảo chuyên đề

– Shopper Event: sự kiện tại điểm bán hàng

– Social and cultural events: Các sự kiện về văn hoá, xã hội

– Sporting events: Các sự kiện trong lĩnh vực thể thao

– Trade fairs: Là việc tổ chức các hội chợ thương mại

– Workshops: Bán hàng

III. VAI TRÒ CỦA TỔ CHỨC SỰ KIỆN:

– Là một công cụ không thể thiếu cho những hoạt động quảng bá, nâng cao uy tín thương hiệu, tiếp thị sản phẩm hay các chiến lược marketing chỉ đứng sau nghiên cứu thị trường và quảng cáo.

– Giúp thu hút sự chú ý và quan tâm của những đối tượng khách hàng, công chúng mục tiêu và của giới truyền thông.

– Giúp tạo sức hút cho thương hiệu, dịch vụ hay sản phẩm và thông qua đó làm gia tăng doanh thu trong kinh doanh.

– Một “sự kiện” thành công sẽ tác động tích cực đến hình ảnh của thương hiệu hay sản phẩm – dịch vụ trên thị trường.

IV. MỤC ĐÍCH CỦA TỔ CHỨC SỰ KIỆN:

Mục đích của sự kiện chính là những kết quả mà nhà đầu tư và nhà tổ chức sự kiện định ra nhằm phấn đấu đạt được trong quá trình thực hiện sự kiện đó. Thông thường một sự kiện thường hướng đến một số mục đích chính sau:

– Tăng cường tối ưu hiệu ứng truyền thông để giúp quảng bá giới thiệu hình ảnh, nội dung, chất lượng sản phẩm và tạo được dấu ấn đến với các khách hàng tiềm năng cũng như khách hàng thân thiết của doanh nghiệp mà nhà đầu tư muốn hướng đến.

– Hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng hình ảnh thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ

– Giúp cải thiện hoặc làm thay đổi nhận thức của cộng đồng đối với thương hiệu hay sản phẩm của một công ty, đơn vị, tổ chức nào đó.

– Quảng cáo sản phẩm, hỗ trợ bán hàng để gia tăng doanh số, giới thiệu về chính sách của các kênh phân phối…

V. QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN:

Có rất nhiều các loại sự kiện khác nhau, với mỗi loại sự kiện lại có những mục đích và vai trò khác nhau trong chiến lược chung của doanh nghiệp. Thế nhưng, dù là loại hình sự kiện nào muốn thành công đều phải tuân theo một quy trình và cách thức tổ chức nhất định sau:

* Giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện:

– Hiểu biết về thương hiệu/nhãn hiệu của chủ đầu tư tổ chức sự kiện.

– Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng và liên quan đến sự kiện như mục tiêu, ngân sách, nhân lực, vật lực,…

– Hình thành chủ đề và lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện.

– Chuẩn bị tổ chức sự kiện bao gồm thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện, nhân lực, thiết bị, ngân sách,….

– Xúc tiến và quảng bá sự kiện.

– Lên kế hoạch các phương án dự phòng cho sự cố.

* Giai đoạn thực hiện sự kiện:

– Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện.

– Tổ chức điều hành các diễn biến chính của sự kiện.

– Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện.

– Tổ chức phục vụ lưu trú và vận chuyển trong sự kiện.

– Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện.

– Xác định tập đối tượng công chúng mục tiêu mà sự kiện hướng tới.

* Kết thúc sự kiện và giải quyết các công việc sau sự kiện:

– Xúc tiến và quảng bá sự kiện

– Quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ cho sự kiện

– Quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện

– Chăm sóc khách hàng

Ngoài ra trong quá trình thực hiện sự kiện bạn cần phải có phương án dự phòng và giải quyết các sự cố trong tổ chức sự kiện cũng như đảm bảo vệ sinh, an toàn và an ninh trong suốt quá trình diễn ra sự kiện, …

Chú ý: Các công việc như trên chỉ phân chia mang tính tương đối, hơn nữa trong mỗi công việc còn bao gồm nhiều phần việc nhỏ và chi tiết khác nữa.

VI. NHỮNG KỶ NĂNG CẦN CÓ CỦA MỘT NGƯỜI TỔ CHỨC SỰ KIỆN: 

Các chuyên gia thường ví von người làm tổ chức sự kiện như một nghệ nhân ghép hình. Sự sáng tạo, tính cẩn trọng, tỉ mỉ, hòa nhã, … là những phác họa cơ bản nhất về một chuyên viên tổ chức sự kiện yêu cầu cần phải có:

– Khả năng sáng tạo: Tất cả các công việc như lựa chọn địa điểm, thiết kế, trang trí, lên kịch bản, tiết mục biểu diễn nghệ thuật cho đến ý tưởng của việc truyền đạt nội dung, thông điệp của sự kiện. Nên sáng tạo đều đóng một vai trò rất quan trọng, là ưu tiên hàng đầu mà một người làm tổ chức sự kiện cần phải có. Bởi vậy, bất cứ một sự kiện nào tổ chức ấn tượng, sáng tạo đều có sức hút đặc biệt đối với công chúng.

– Người làm tổ chức sự kiện luôn đòi hỏi phải có tính chuyên môn hóa cao, đa dạng về ngành nghề và công việc mà máy móc khó có thể thay thế con người.

– Tính tổ chức cao đòi hỏi người làm tổ chức sự kiện phải có khả năng làm việc nhóm, phối hợp công việc giữa các bộ phận nhịp nhàng, đồng bộ nhằm đảm bảo các mục tiêu của sự kiện. Để đảm bảo cho công việc thành công, hiệu quả, cần phải giao tiếp, hiểu ý các thành viên trong team, phối hợp nhịp nhàng, kết nối các thành viên lại để hướng tới mục đích chung.